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Text File  |  1999-03-23  |  17KB  |  164 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5. Manual for version 2.0
  6.  
  7. Contents:
  8. 1) What is OneApp Address Book?
  9. 2) System requirements
  10. 3) What's new since version 1.4?
  11. 4) How to use it
  12. 5) Making a backup of your data
  13. 6) Upgrading from an earlier version of the program
  14. 7) Limitations of the unregistered version
  15.  
  16.  
  17. 1)  What is OneApp Address Book?
  18. OneApp Address Book is a practical telephone and address program for Macintosh that allows you to quickly and easily manage addresses, phone numbers, URLs and Email addresses. All this information, previously scattered on notes, notepads, diaries, phone books and also in various Email programs, Internet browsers and databases, is now stored in a single place. With OneApp Address Book you can quickly find what you are looking for. OneApp Address Book helps you in your daily work at the office or at home and can follow you everywhere in your PowerBook.
  19.  
  20. OneApp Address Book is integrated with the Internet, allowing you to connect with Web pages and send Email using your favourite Email and browser software. The program also helps you to dial phone numbers by reading them out loud (through the speaker) and has a most useful calendar that appears in a small separate window.
  21.  
  22. OneApp Address Book lets you easily import addresses from the principal Email clients, like Claris Emailer, Eudora Light, Eudora Pro, Microsoft Outlook Express and from text files exported from Claris Works, Microsoft Works and FileMaker Pro. In addition you can export the whole OneApp Address Book database or selected parts of it.
  23.  
  24. When you begin using OneApp Address Book, you will appreciate all its benefits. If you know how to use a mouse, then you are able to use OneApp Address Book and you don't need to read the manual, but in this file you will find some interesting information about the program.
  25.  
  26.  
  27. 2) System requirements
  28. OneApp Address Book needs Mac OS 7.1 or later and at least 2000K of available RAM. It works on Macintosh with 68000 series processors and runs native on PowerPC Macs.
  29.  
  30. The phone numbers dictation feature requires Apple Speech Manager (not included in this program). Opening Internet connections requires Internet Config extension (not included); version 1.4 is recommended.
  31.  
  32.  
  33. 3) What's new since version 1.4?
  34. • In addition to “Print Record” menu item now there is a new “Print Address” menu item to print addresses on envelopes and letters and “Print Phone Book” menu item to print the phone numbers of the whole OneApp Address Book database or selected parts of it.
  35. • Arrow Key support to browse through the records.
  36. • New Country,  Phone Work, Toll Free and  Pager fields.
  37. • In addition to “Find all” menu item of the Database menu, there is now a new button in on the bar at the right side of the window to find all the records in the database in one operation.
  38. • Improved the "Copy All" feature.
  39. • Support to import the address data from the Outlook Express 4.5 Contacts Export file.
  40. • Some other changes that improve performance.
  41.  
  42.  
  43. 4) How to use it
  44. Create a new record.  It is easy to create a new record with OneApp Address Book, just click the “New” button or choose “New record” from the Database menu. Then type your information such as names, titles, addresses, phone numbers, etc.
  45. Or you can select “Duplicate record” from the File menu to create a new record containing information already inserted in the currently-selected record. This lets you modify the information without having to enter it again.
  46.  
  47. Delete one or more records. To delete the current record click the “Delete” button or choose “Delete record” from the Database menu. You can delete in one operation all records found by choosing “Delete records found” from the same menu. If among the records found there is one you don't want to delete, select it and choose “Omit record” from the Database menu. This lets you keep this record in the database.
  48.  
  49. Copy a record. In addition to the usual features such as Copy, Paste, etc., OneApp Address Book lets you copy all the information contained in the selected record using “Copy all” from the Edit menu.
  50.  
  51. Import addresses from another program. OneApp Address Book is an easy-to-use program designed to simplify all operations such as when you need to import addresses from other programs. To do this, choose “Import addresses” from File menu and then select the file containing the addresses to import. OneApp Address Book supports the following file formats:
  52.  
  53. • Eudora Light: “Eudora Nicknames” file contained in “Eudora Folder” in the System Folder.
  54. • Eudora Pro: “Eudora Nicknames” file contained in “Eudora Folder” in the System Folder.
  55. • Claris Emailer: the text file obtained by choosing “Export addresses” from the File menu.
  56. • Microsoft Outlook Express: the text file obtained by choosing “Export contacts” from the File menu.
  57. • OneApp Address Book:  the text file obtained by choosing one of two export options from the File menu.
  58. • FileMaker Pro: the text file obtained by exporting the records with “Tab-separated Text” format.
  59. • Apple Claris Works: the text file obtained by exporting the records with ASCII format (to save with this format the appropriate translator must be present in the Claris Translator folder on your computer).
  60. • Claris Organizer: the text file obtained by choosing “Export…” from the File menu.
  61.  
  62. Export records. You can export all the records from OneApp Address Book, or only some of them. To export all the records, choose “Export all records” from the File menu. To export only the records resulting from a search, choose “Export records found” from the same menu. In this case, the exported records will be those displayed in the list of records found; the records found box shows the number of records concerned.
  63.  
  64. Search and omit records. The search feature makes this program one of the most versatile instruments for managing contacts. The records found will be sorted in alphabetical order and listed. Click a name in the list to display the corresponding record. The number of records found appears on the left side of the list in a special box. If among all the records found there is one you want to leave out of the list, select it and choose “Omit record” from the Database menu.
  65.  
  66. To find all the records in the database in one operation, choose “Find all” from the Database menu.
  67.  
  68. To find all the contacts whose name begin with a particular letter, click that letter on the bar at the right side of the window, just like you might do when searching for a name in a printed phone book.
  69.  
  70. At the bottom of the window there are a small pop-up menu, the search field and the “Find” button. These elements let you search for the records using the criteria you specify. When you want to make a search, select the search field (by clicking it, moving the cursor with the Tab key or choosing “Find” from the Database menu), and type the text string to search for. Then click the “Find” button. The search is case-insensitive.
  71.  
  72. The pop-up menu presents three options: “Starting with”, “Equal to”, “Containing”. If you choose:
  73.  
  74. • Starting with: the program will find all the records that contain any word starting with the string you type. If you type “john” all records will be found that contain, in any field, a word starting with john or equal to john, for example those which have “John Smith” or “Uncle Johnny” in the Name field, or “Doctor John” or “called Johnny” in the Description field.
  75.  
  76. • Equal to: the search is similar to the one above but in this case the search is limited to the exact word “John” and does not include finding “Johnny”.
  77.  
  78. • Containing: this search will find more occurrences. All records containing a sequence of letters that equals the typed string will be found. For instance, if you type “mary”, records will be found that contain "Aunt Mary", "Rosemary", "this is a summary". This option is very useful for making a special search, for example by searching for the character @ you will find all the records containing that character and so probably those that contain an Email address.
  79.  
  80. OneApp Address Book and the Internet. If the web or Email field contains an address, by clicking the icon at its side you can launch your default mail program which will open a new message window already addressed, or your default browser which will connect you to that web site.
  81.  
  82. For this feature to work, you must have the Internet Config extension installed and active in the System Folder, and the Internet Config application must have an Email program and a Web browser specified in the Helpers window of Internet Preferences (for example: “mailto - Claris Emailer”; “http - Netscape Navigator”; “ftp - Fetch”). You can find more information in the documentation provided with the software Internet Config.
  83.  
  84. The Web and Email fields are interchangeable. When you click the world icon or the mail icon the program will automatically check whether the field contains a Web, FTP or Email address and will perform the appropriate action.
  85.  
  86. Dialling Features
  87. OneApp Address Book can assist you in dialling phone numbers in two ways: 1) by making the program read phone numbers out loud; and 2) by dialling the phone number via the computer speakers.
  88.  
  89. You can chose one of these options from the pop-up menu that opens when you click and hold down the mouse button on the telephone icon (near the number to dial) in the main window of the program.
  90.  
  91. Speaker Dialling. The program generates touchtone sounds for the digits of the telephone number though the computer's speakers. You have only to hold the telephone handset up to the speaker and click on the telephone icon near the number you want to dial. This feature works with a lot of telephones but not with all of them. You can specify, in the Preferences window of the program, a number to precede every telephone number dialled, and also the volume of sound to be used when producing the touchtones.
  92.  
  93. Phone numbers dictation. You can make the program read phone and fax numbers out loud by clicking the icons next to the phone number fields. This ability is based on Apple Computer's “PlainTalk™” technology. If you want to use this feature, your computer needs to be equipped with the Apple software “Text-to-Speech”.
  94.  
  95. You can easily find out if your computer has this software, by opening the Extensions folder: if the Speech Manager extension is present, it means that “Text-to-Speech” is already installed. The “Text-to-Speech” software is not supplied with this program. If your computer does not already have it, contact your authorised Apple supplier, or download it from this site on the internet: http://www.speech.apple.com/.
  96.  
  97. Choosing fonts and sizes. In the Preferences window you can choose the fonts and the size of the fonts to use in the text fields, and in user interface elements such as buttons and pop-up menus.
  98.  
  99. Field labels. You can edit the field labels of the program to fit your needs. For example some users might want to change the “Description” label to “Note” or “Company”. To modify a field label, double click the label and type the new text. The modification affects all the records of the database, not only the current one.
  100.  
  101. OneApp Address Book calendar. Choosing "Calendar" from the Special menu will cause the OneApp Address Book calendar window  to appear. Click the left or right arrow to go to the previous or next month. Clicking while holding down the Option key lets you move from year to year. Clicking  a day will display the week number and that of the day, starting from the first of January. The current month will appear by clicking the month. The calendar can display dates from 1/1/1904  to 2/6/2040.
  102.  
  103.  
  104. 5) Making a backup of your data
  105. The backup is a safety copy of your data. It means you won't lose your data even if you have problems with your hard drive.
  106.  
  107. OneApp Address Book doesn't use external files to store the data you enter. All the information is stored inside the program itself. There are two ways of making a backup copy of your data:
  108.  
  109. • You can simply make a duplicate copy of the entire program, complete with the data you have entered. If possible you should store the copy on a different disk, for instance on an external hard drive.
  110.  
  111. • Alternatively, you can export all the records from the program and store them separately.  To do this, choose “Export All Records” from the File menu. The export file contains only the names, addresses, and other data you have entered.  This file is much smaller than the whole program, and you can normally store it on a floppy disk.
  112.  
  113.  
  114. 6) Upgrading from an earlier version of the program
  115. If you are upgrading from an earlier version, follow these simple instructions to import your data from the old version of the program to the new:
  116.  
  117. • Launch the old version and export all the records by choosing “Export All Records” from the File menu. An export file will be created, containing all the information you have entered in the program.
  118.  
  119. • Launch the new version of the program. If you are a registered user, register the new version by choosing “Register” from the Special menu and entering your registration code. Until the new version is registered you cannot import more than 25 records.
  120.  
  121. • Choose “Import addresses” from the File menu to import the “Exported records” file produced by the earlier version of the program.
  122.  
  123. • You'll see that the first record imported into the new version of the program contains only the names of the various fields. You can delete this record. Its only purpose is to facilitate importing the data into other programs.
  124.  
  125.  
  126. 7) Limitations of the unregistered version
  127. Prior to registration you are allowed to create only 25 records (including the imported ones). To remove this limit register your copy of the program. OneApp Address Book is shareware. If you use it for more than a week or two, please register your copy using the Register program that accompanies the program or, if you have an Internet connection and want to pay by credit card, you can register OneApp Address Book online using a web form.
  128.  
  129. OneApp Address Book has a registration fee of $20.
  130.  
  131. You can pay in other currencies or with a credit card. Once you have registered, you are considered registered for all future versions of OneApp Address Book, so you do not need to pay any additional fees when you upgrade to a new version.
  132.  
  133. You can find more information about registration in the file called “How to Register” which is included in this package.
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141. OneApp Software Home Page: http://www.kagi.com/oneapp/
  142. Email: oneapp@kagi.com
  143.  
  144.  
  145.  
  146. Distribution
  147. OneApp Address Book is shareware. The program can be freely distributed, either online or on CD-ROM without restrictions, provided that the original package is included.
  148.  
  149. Special Thanks to:
  150. Frederic Rinaldi for his very useful XFCNs and XCMDs. Karl D. Petersen  for useful suggestions and for his StringWidth XFCN.
  151.  
  152. Disclaimer
  153. The authors of this software make no warranties, either express or implied, regarding the fitness of this or any version of OneApp Address Book for any particular purpose. Use OneApp Address Book at your own risk. The authors accept no liability for data loss or other problems caused directly or indirectly by OneApp Address Book.
  154.  
  155. Copyright Notices
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